Archivo Central
Descripción
El Archivo Central es la unidad responsable de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el fondo documental de la institución, constituido por documentos de clase: textual, gráfica, sonoro, audiovisual y electrónicos o informáticos.
- Centralizar todo el fondo documental de las dependencias y oficinas de la institución de acuerdo con los plazos de remisión de los documentos.
- Conservar el fondo documental de la Municipalidad, con el fin de preservar la historia del cantón.
- Conservar, es decir consiste en evitar, detener, y reparar el deterioro y los daños sufridos por los documentos, en ese aspecto esto corresponde tanto al Archivo Central como a los Archivos de Gestión (artículos 66 y 67 del citado Reglamento a la Ley Nº 7202)
- Diseñar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público, así como garantizar el acceso a la información.
- Velar por la seguridad, integridad y confiabilidad de la documentación que se custodia en el Archivo Central.
- Proporcionar el acceso a la información a funcionarios municipales, investigadores y ciudadanos en general.
- Velar por la seguridad, integridad y confiabilidad de la documentación que se custodia en el Archivo Central.
- Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesora técnicamente el personal de la institución que labore en los archivos de gestión y usuarios del servicio.
- Integrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación, descrito en el artículo 33 de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
- Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la Institución.
- Participar en la planificación e implementación de un sistema de coordinación para la información interna y externa institucional.
- Velar por la automatización y actualización de sistemas de registro, control y préstamo de documentos.
- Intervenir en los proyectos que se refieren a implantación o diseño de programas que involucren nuevas tecnologías o documento electrónico.
Artículo 27. Acta de Eliminación Las Instituciones productoras levantarán un acta, suscrita por un representante de la Unidad Administrativa Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central o quien este delegue, que contenga: el número de Sesión y fecha en que el CISED, aprobó los instrumentos de valoración documental, número de Resolución o número de Sesión y fecha en que la CNSED, autorizó la eliminación; todos los tipos y series documentales y la descripción de su contenido, sus fechas extremas y cantidad por eliminar. El acta se conservará en el Archivo Central y una copia en el Archivo de Gestión de la Unidad Productora. Las actas deberán publicarse por el plazo de un año en el sitio web de cada Institución.
